• Tiếng Việt

5 sai lầm bạn có thể tránh được trong cuộc gọi hội nghị

Như chúng ta đã biết, các cuộc gọi hội nghị cho phép chúng ta tạo ra các cuộc họp từ xa, giảm chi phí đi lại công tác xa, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

5 sai lầm bạn có thể tránh được trong cuộc gọi hội nghị

Tuy nhiên, điều mà nhiều người có thể không nhận ra được là có một số sai lầm ngớ ngẩn có thể khiến bạn không nhận được các lợi ích của giải pháp điện thoại hội nghị, hoặc thậm chí có thể tệ hơn, gây ra những ảnh hưởng tiêu cực.

Hôm nay, chúng tôi muốn chia sẻ vài lời khuyên để giúp bạn ngăn ngừa 5 sai lầm ngớ ngẩn phổ biến trong cuộc gọi hội nghị.

1. Chọn giải pháp điện thoại hội nghị lí tưởng

Lựa chọn đúng điện thoại hội nghị là bước đầu tiên để tiến hành một cuộc gọi hội nghị thành công. Phụ thuộc vào số lượng thành viên tham gia và kích thước phòng họp, bạn nên chuẩn bị một chiếc điện thoại hội nghị phù hợp có thể cung cấp chất lượng âm thanh/hình ảnh tốt nhất trong suốt cuộc họp.

Hãy bỏ qua tính năng điện thoại hội nghị trên điện thoại smartphone hoặc máy tính bảng của bạn vì chúng thường không hỗ trợ chất lượng HD và không được tạo ra với mục đích cho những cuộc gọi hội nghị.

2. Thực hiện các cuộc gọi hội nghị của bạn hiệu quả hơn

Nếu bạn là người tổ chức, hãy chắc là bạn đã gửi một lời nhắc nhở cuộc họp trước thời điểm cuộc họp dự kiến. Một vài điện thoại hội nghị có chức năng nhắc nhở sự kiện, chức năng này tự động gửi đi lời nhắc nhở theo thời gian mà bạn đặt sẵn hoặc quay số để mời người tham dự vào một cuộc họp.

Bạn cũng có thể sử dụng cùng với một vài chức năng đi kèm với điện thoại hội nghị để làm cho cuộc họp của bạn thêm hiệu quả. Ví dụ như một số giải pháp được tương thích với nhiều ứng dụng/nền tảng, cho phép người tham gia từ các kênh khác nhau, tiết kiệm thời gian và công sức đào tạo và chờ đợi người tham dự.

3. Tương tác với những người tham dự

Nếu không có sự tương tác trực tiếp  thật sự, cuộc gọi hội nghị có thể dễ dàng biến thành một chương trình nghị sự hoặc nhận được một cuộc họp dài lê thê và ảm đảm. Để thêm chút gia vị cho nó, hãy tận dụng lợi thế của các tính năng hội nghị như chia sẻ màn hình, tập tin, dữ liệu, bài thuyết trình hoặc đoạn video ngắn để tất cả mọi người tập trung và tương tác nhiều hơn.

4. Ghi âm lại các cuộc gọi hội nghị quan trọng

Chức năng ghi âm rất có ích khi bạn thực hiện một cuộc họp quan trọng. Bạn có thể tóm tắt hoặc dùng để tham khảo lại trong tương lai khi cần thiết.

5. Tắt tiếng micro của bạn

Hãy nhớ đây là một cuộc họp nhóm và tất cả mọi người đều có cơ hội để nói chuyện. nếu bạn muốn thảo luận riêng với một ai đó trong cuộc họp, nhớ tắt tiếng micro của bạn.

Bạn có thể dễ dàng vô tình nói xen ngang người khác vì khi đó bạn không thể nhìn thấy các cử chỉ của họ và đoán được khi họ muốn nói chuyện. Những gì mà bạn có thể làm là tạm dừng một chút giữa các cuộc đàm thoại và cho người khác cơ hội bước vào và nói chuyện.

Những sai lầm ngớ ngẩn trong một cuộc gọi hội nghị có thể tránh được  với cách cư xử và giải pháp hội nghị tốt. Những cải tiến nhỏ có thể tạo nên sự khác biệt trong doanh nghiệp của bạn.


Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *